KUREO ry:n ensimmäiset vuosijuhlat

Vuonna 2021 toteutettu KUREO ry:n 20+1-vuotisjuhla oli yhdistyksen ensimmäinen varsinainen vuosijuhlaprojekti. Valmista aikaisempien vuosien toteutusmallia ei siis ollut, vaan tapahtuman rakenne, vastuut ja käytännöt piti rakentaa pitkälti ensimmäistä kertaa.

Toimin projektipäällikkönä noin yhdeksän kuukautta kestäneessä kokonaisuudessa. Oma tehtäväni oli pitää projekti liikkeessä, jäsentää tekemistä, koordinoida kokonaisuutta ja delegoida vastuuta järjestäjäjoukon kesken. Projekti eteni vaiheittain suunnittelusta kohti käytännön toteutusta samalla, kun lukuisat yksittäiset tehtävät ja niiden keskinäiset riippuvuudet piti saada etenemään oikeassa järjestyksessä.

Ensimmäisen vuosijuhlan rakentamiseen liittyi tavallista enemmän myös toimintatapojen luomista. Kun aikaisempaa toteutusta ei voinut käyttää mallina, ratkaisuja piti tehdä siitä lähtökohdasta, millainen tapahtuma KUREOlle haluttiin rakentaa ja miten kokonaisuus saadaan käytännössä toteutettua käytettävissä olevilla ihmisillä, ajalla ja resursseilla.

Projekti toteutettiin muun opiskelun, työn, järjestötoiminnan ja muun arjen rinnalla. Se teki erityisen näkyväksi sen, kuinka paljon pitkä projekti vaatii priorisointia, vastuun jakamista ja kokonaisuuden hallintaa. Projektipäällikön tehtävä ei ollut tehdä kaikkea itse, vaan huolehtia siitä, että työ jakautuu ja kokonaisuus etenee.

Projekti opetti minulle käytännössä sen, että hyvä projektijohtaminen on ennen kaikkea rakenteen luomista epäselvyyden ympärille: mitä ollaan tekemässä, mitä seuraavaksi pitää tapahtua, kuka siitä vastaa ja miten yksittäiset tehtävät liittyvät yhteiseen päämäärään.

Projektisuunnittelu, aikataulutus, tehtävien ja vastuiden koordinointi, delegointi sekä järjestäjätiimin yhteinen suunnittelu.

Projektin tukena hyödynnettiin myös KUREO ry:n vuosijuhlia varten laadittua tapahtumasuunnitelmaa, jossa käsiteltiin muun muassa tapahtuman rakennetta, projektiryhmää, markkinointia ja budjetointia.

Kun valmista mallia ei ole, projektin ensimmäisiä tehtäviä on rakentaa rakenne itse. Pitkässä projektissa kokonaisuuden hallinta syntyy selkeistä vastuista, priorisoinnista ja siitä, että ihmiset tietävät, mitä heidän pitää tehdä seuraavaksi.

Projektipäällikön ei tarvitse tehdä kaikkea itse. Delegointi ei ole vastuun siirtämistä pois, vaan edellytys sille, että laaja kokonaisuus voidaan toteuttaa yhdessä.

Noin yhdeksän kuukauden projekti osoitti myös, kuinka tärkeää on pystyä sovittamaan pitkäjänteinen tekeminen muun työn, opiskelun ja arjen rinnalle ilman, että projekti jää yksittäisten kiireellisten tehtävien alle.